Mehr Zeit für die wichtigen Dinge – wie Sie als selbständiger Tankstellenunternehmer weniger und effizienter arbeiten

Selbständige arbeiten im Schnitt mehr als Angestellte – das dürfte schon lange kein Geheimnis mehr sein. Auch das Tankstellengeschäft bildet hier keine Ausnahme – im Gegenteil. Doch wer konstant und über Jahre hinweg wesentlich mehr als die üblichen 40 Stunden pro Woche arbeitet, läuft früher oder später Gefahr an seine Grenzen zu stoßen. Denn auf Dauer schaden die ständigen Überstunden nicht nur der Gesundheit, sondern oft auch dem Arbeitsklima. Deshalb ist es wichtig, von Zeit zu Zeit seine Arbeitsabläufe zu überdenken und Prioritäten zu setzten. Aus diesem Grund haben wir für Sie einige Tipps und Tricks zusammengefasst, die uns nach eigener Erfahrung viel Zeit und Nerven gespart haben und die auch Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeitszeit zu verringern und effizienter zu gestalten.

1. Ordnung ist das halbe Leben

Wer sich richtig organisiert spart sich viel Zeit. Das reicht von der strukturierten Ordnung der Aktenschränke bis hin zum Zeitmanagement. Überprüfen Sie Ihre Arbeitsabläufe und Ihre Ordnung regelmäßig auf Ihre Effizienz hin. Routinen, die Sie über Jahre hinweg aufgebaut haben können nützlich sein. Trotzdem lohnt sich oft ein Blick über den Tellerrand hinaus. Nur weil man etwas schon immer auf die eine oder andere Art erledigt hat, heißt das nicht, dass dies noch immer die zeitsparendste Möglichkeit ist. Die Anforderungen an Sie verändern sich ständig, dementsprechend sollten Sie auch Ihre Routinen anpassen. Gerade für den Bereich Organisation und Verwaltung gibt es inzwischen viele Tools und Helfer, die Ihnen das Leben deutlich erleichtern. So gibt es viele Apps, die Ihnen helfen Arbeit und Freizeit zu koordinieren, indem Sie Ihre Aufgaben im Blick behalten oder Kalender-Apps, die dafür sorgen, dass Sie keinen Termin mehr verschwitzen. Wenn es um die Verwaltung und Organisation Ihrer Tankstelle(n) und Mitarbeiter geht, können Sie mit StationGuide wahre Wunder erreichen.

2. Zeit investieren, um Zeit zu gewinnen

Mit der eigenen Neubewertung der Organisation geht nicht selten ein weiteres Problem einher. Viel zu oft stellen Selbständige die Einführung neuer Tools oder Arbeitsabläufe hinten an oder beschäftigen sich erst gar nicht damit. Der vermeintliche Grund: zu wenig Zeit, zu viel Aufwand. Doch gerade das ist ein Trugschluss. Wer sich einmal die Zeit nimmt, sich konkret mit allen Möglichkeiten auseinander zu setzten und seine Routinen kritisch hinterfragt, hat dafür vielleicht einmalig ein paar Stunden investiert, aber spart sich für die Zukunft möglicherweise mehrere Stunden monatlich. Nehmen Sie sich deswegen zumindest ab und zu die Zeit Ihre Organisation zu überdenken und neue Möglichkeiten zu erschließen, z.B. bei der jährlichen Budgetplanung. Resümieren Sie Ihr Arbeitsjahr, identifizieren Sie Ihre persönlichen Zeitfresser und suchen Sie nach geeigneten Lösungen, um diese zu verringern.

3. 8-Stunden-Tag statt 12-Stunden-Tag!

Viele Unternehmer planen ihren Tag bereits mit wesentlich mehr Arbeitsstunden als der „klassische“ Arbeitnehmer – tun Sie dies nicht! Der Grund ist simpel: wer von vorn herein plant 10, 12 oder 14 Stunden am Tag zu arbeiten, tut dies meistens auch. Das liegt in der Natur des Menschen. Wer sich einen Plan zurecht lägt, hält sich auch gerne daran. Versuchen Sie Ihren Arbeitstag in der Planung deshalb auf 8 Stunden zu beschränken und priorisieren Sie lieber Ihre Aufgaben. Natürlich wird Sie dieser Trick nicht davor retten trotzdem ab und an über die 8 Stunden hinaus zu arbeiten. Sich selbst ein kleineres Zeitfenster zu geben sorgt allerdings oft dafür, dass Sie besser planen, priorisieren und effizienter arbeiten.

4. Priorisieren und Planen – Ziele setzten

Generell ist es sinnvoll, sich Monats-, Wochen- und Tagesziele zu setzten. Dies hilft Ihnen nicht nur strukturierter zu arbeiten, sondern Sie können Ihre Erfolge festhalten und sich so selbst besser motivieren. Zusätzlich können Sie feste Routinen entwickeln und Ihre Zeit besser einteilen. Dabei sollten Sie nicht nur Arbeitsziele festhalten. Wer bspw. feste Pläne für den Feierabend hat, ist oft motivierter schneller und effizienter zu arbeiten. Apropos Motivation: es lohnt sich die wichtigsten und nervigsten Aufgaben direkt am Anfang des Tages zu erledigen. Einmal abgearbeitet, geht danach meistens alles andere wesentlich leichter von der Hand!

5. Kleinigkeiten und Erreichbarkeit– feste Regeln setzten

Oft hat man das Gefühl, dass man den ganzen Tag nur Mails beantwortet und telefoniert, aber gar nichts von dem erledigt, was man sich eigentlich vorgenommen hat. Nicht selten stimmt das auch. Deshalb ist es sinnvoll, dass Sie dafür feste Regeln setzten. Nehmen Sie sich z.B. immer am Ende des Tages 30 Minuten Zeit um alle „Kleinigkeiten“ (Mails lesen/ beantworten, Dokumente ordentlich ablegen etc.) gesammelt und in einem Rutsch zu erledigen. Dadurch werden Ihre Arbeitsabläufe nicht ständig unterbrochen und viele Kleinigkeiten erledigen sich bis dahin oft schon von allein. Genauso sollten Sie es mit Ihrer Erreichbarkeit halten. Sie sind jeden Tag zwischen 9.00-14.00 Uhr im Büro? Dann machen Sie doch zwei Stunden davon zu Ihren Sprechzeiten. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, Sie außerhalb dieser Zeiten nur in Notfällen zu kontaktieren und unterrichten Sie auch Ihre Geschäftspartner über Ihre Sprechzeiten (z.B. über die E-Mail-Signatur oder die Mailbox). Wenn Sie hier eine strikte Linie einhalten, werden Sie schnell merken, dass Sie sich wesentlich seltener mit Kleinigkeiten herumärgern müssen.

6. Arbeits- und Pausenzeiten

Feste Arbeitszeiten sind allein schon aufgrund der Erreichbarkeit oft unabdingbar. Trotzdem sollten Sie auf Ihre innere Uhr vertrauen. Wer absolut kein Morgenmensch ist, sollte sich nicht zwingen um 7.00 Uhr schon am Schreibtisch zu sitzen. Wenn Sie vor 10.00 Uhr sowieso nur auf Sparflamme funktionieren, ist das einfach nur verschwendete Zeit. Finden Sie heraus, wann Sie am besten konzentriert arbeiten und planen Sie dementsprechend. Genauso verhält es sich mit den Pausenzeiten. Während der eine lieber viele kleine Pausen am Tag macht, arbeitet der andere mehrere Stunden konzentriert, um sich dann eine längere Auszeit zu nehmen. Halten Sie also nicht verkrampft an den gängigen Arbeits- und Pausenzeiten fest, sondern finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert. Ein Vorteil der Selbständigkeit ist die freie Einteilung Ihrer Arbeitszeit – nutzen Sie ihn!

7. Lernen Sie zu delegieren – schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Gerade Unternehmer, die sich vor nicht allzu langer Zeit selbständig gemacht haben, haben oft Probleme Aufgaben abzugeben. Es stimmt – wenn man anfangs Aufgaben abgibt, kann das manchmal mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie selbst zu erledigen und dann wird es oft auch nicht so erledigt, wie man es gerne hätte. Allerdings gilt auch hier wieder unser zweiter Tipp: „Zeit investieren, um Zeit zu gewinnen“.  Geben Sie Ihren Mitarbeitern genaue Arbeitsanweisungen, gerne auch schriftlich festgehalten. Dinge, die für Sie inzwischen selbstverständlich sind, sind es für Ihre Mitarbeiter oft nicht. Erledigen Sie die Aufgaben die ersten paar Male zusammen mit Ihren Mitarbeitern und bringen Sie Geduld mit. Achten Sie dabei darauf, dass Sie den Mitarbeitern Zeit einräumen, über die einzelnen Schritte nachzudenken und korrigieren Sie sie nicht sofort. Sie werden sehen – mit der Zeit können Sie nicht nur sich selbst entlasten, auch Ihre Mitarbeiter werden sich über die abwechslungsvollen Aufgaben und das gesteigerte Vertrauen freuen.

8. Wie der Chef, so die Mitarbeiter

Die meisten hier beschriebenen Punkte lassen sich im Übrigen auch gut auf Ihre Mitarbeiter übertragen. Setzten Sie auch für Ihre Mitarbeiter Routinen, Aufgaben und Ziele fest. Motivieren Sie sie aber gleichzeitig dazu, neue Lösungen für neue Anforderungen zu suchen und alte Muster kritisch zu hinterfragen. Machen Sie ihnen von Anfang an klar, dass Sie Wert auf Selbstständigkeit und eine gute Organisation legen. Auf diese Weise „erziehen“ Sie verlässliche Mitarbeiter, die Ihnen viel Stress und Zeit ersparen.

Fazit:

Wenn Sie diese Tipps verfolgen, schaffen Sie es hoffentlich bald Ihre Freizeit zu erhöhen und Ihren Stress zu senken. Sollten Sie auch noch wertvolle Tipps haben, die Sie mit unserer Community teilen möchten, freuen wir uns sehr über Ihren Kommentar zu dem Thema.